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加速人生:为什么时间管理软件拯救不了你?
2018-09-18 03:38 互博国际8.3客户端

原标题:加速人生:为什么时间管理软件拯救不了你?

时间就是金钱。效率就是生命。在一个看剧都要两倍速、听书只听精华版的年代,这句有接近四十年历史的话显得一点都不过时。

无论公司还是个人,为了能更科学更有效率地利用时间,都会用时间管理软件来规划日程。可你有没有发现,就算你把日程表上的每一格都填满,你的工作还是做不完。

更吊诡的是,科技进步明明为我们节省了那么多时间——如果你是工作狂,吃穿用全都能靠在手机上按几下解决——而我们却感到时间越来越不够用。时间都哪去了?

尽管去做

无论你在使用哪种时间管理软件,软件的基本功能都是记录你每天的日程和to do list,在行程到来前给你提醒,提前让你做好准备。

这些软件背后的核心理念都是“把事情做完”(Getting Things Done)。

管理行为培训专家大卫·艾伦(David Allen)在2001年出版的《尽管去做——无压力工作的艺术》一书中提到,大脑的“提醒功能”不够高效,很少能在正确的时间做出正确的提醒。因此,外部提醒是必要的。一个人应该把存在脑子里的任务通过记录的方式移出来,这样大脑就不会同时惦记好几个任务,而是集中精力于手头的工作。

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认知心理家丹尼尔·莱维廷(Daniel Levitin)同意上述说法。他发现,当大脑惦记着某些待办事项的时候,为了不忘记,大脑会一遍一遍地复述,直到你去做这些任务。这被称为复述回路(rehearsal loop),眼球后的额叶皮层到大脑中央的海马体之间的脑区联合作用的结果。

人类在没有笔、纸和智能手机的年代进化出了复述回路。在那个年代,复述回路是有效的。可如今,复述回路只会妨碍我们专心工作

将待办事项写下来,相当于将一部分思维“移出”你的身体,令复述回路得以放松。

艾伦认为,GTD会让你的行为更有规划、工作更有效率,将繁重的超负荷工作方式变成无压力的高效工作方式。Google的Gmail当初添加“待办事项”和“项目”功能,正是源自GTD的概念。

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无压力简直是天方夜谭,提高工作效率嘛,目前学界没有统一的结论。

荷兰的几位学者统计分析了32个以测试时间管理有效性为目的的实证研究,发现对于应付考试的学生来说,时间管理明显有效。对于应付工作的上班族而言,时间管理效果微弱。有的研究甚至认为时间管理与工作表现不存在相关。在压力大的环境下,使用时间管理方法的人,能更好地掌控时间、对工作的满意度更高,但同时更加疲劳、痛苦,压力更大

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被分割的时间

社会学教授朱迪·瓦克曼(Judy Wajcman)在硅谷采访了20位从事时间管理软件设计的工程师。在设计新软件的同时,每个人也都在用现有的时间管理软件。

除了王婆卖瓜大谈优点外,工程师们也承认,时间管理软件并非完美。一大问题是软件使用的时间是线性的、机械的,更适用于机器,而非活生生的人

某时间管理软件使用界面|App store截图

你可以翻翻手机,无论是使用手机自带的日历,还是使用专门的APP,抑或是钉钉之类移动办公系统配备的日程管理功能,都是以半小时/一小时为默认节点。因而,公司的会议/活动也大多会以半小时为最小单位进行预订。

可参加过会议的人都知道,特别是头脑风暴之类的会议,会上什么时候能讨论出有价值的内容、完成会议的目标,不好说。不是说花够了时间,就会有答案。1个小时的会议,可能10分钟就讨论好了方案,也可能59分钟才摸到点门道。

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时间到了,就不得不赶着去参加下一场会议。过于机械的分割时间导致工作的状态变成赶行程而非完成工作内容。未完成的工作堆积得越来越多,让人越来越焦虑。

不属于你的时间

时间管理软件的另一个问题在于:你的时间属于公司,不再属于你个人

为了加快沟通速度,公司内部会使用有交互联网功能的时间管理软件或者移动办公办公平台。

引发患有“管理恐惧症”的老板发作的刺激物|老板个人私藏

如果你是公司的一颗普通的螺丝钉,那么,你的日历会向公司的所有人公开。同事有权利给你发送开会邀请,占用你日历上的一小格。有的公司的员工走火入魔到,明明是面对面坐着的两个人,一起吃个午饭,都要发出邀请。

个人的时间完全向公司开放,不但让同事轻松占据了你的时间,更使得公司能轻而易举地监控员工。公开的、可见的数据,就摆在那儿。只要调出每个人的时间表,你参加了多少会议,你参与了多少项目,公司都知道。如果参加的小组会议低于平均值,公司会以此判断要么是你的工作能力有问题,要么是你的协作能力差。

为了每个月能拿到理想的数据,没人会随意拒绝同事的邀请,有人甚至会为了增加自己的活跃度,安排完全没有必要的会议。还有的人因为会议太多,为了求得一个小时只属于自己的时间,会在日程上虚构一个只有自己参加的假会议。

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时间管理软件的两大问题都证明了科技哲学家刘易斯·芒福德(Lewis Mumford)的观点:与其说是人类让机器为自己服务,不如说是人类要去适应机器的抽象机械逻辑。

屈从于时钟之下

芒福德认为,人类进入工业社会,最关键的机器不是蒸汽机,而是时钟。有了时钟,时间,而非个人感受,成了人们行动和思考的参考点。

人天然对时间没有清晰的观念。不上班的日子,除了个别时间管理狂人,一般人都是什么时候饿了时候吃饭,不会定时定点吃饭,也不会给自己规定一个小时的吃饭时间。

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饿了吃饭,困了睡觉,累了坐地上休息一会。这才是人最舒适的状态。

上班的日子,你的生物钟要屈从于软件上的时间安排,将时间规范化、模块化。就算饿的奄奄一息,也得赶着去参加下一场大老板列席的会议。

按时上班下班、按时完成工作、保证工作效率,是工作社会一名合格螺丝钉的必备素质。时钟,使得测量上述指标成为可能,更使得将标准化的生产方式推广到各地成为可能。芒福德认为,技术并不仅仅是技术,技术深刻地改变了人类。这种改变,有时候甚至是强迫性的

流水线上的员工并不喜欢机械式的重复作业。可他们只能每天工作十几个小时,就算再累也只能听铃下班。前几年,以跳楼换解脱的富士康员工,被困于流水线之上,也被困于时钟之下。

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瓦克曼教授观察到硅谷一个有趣的现象:无论在哪个会议室里,与会者手机频繁提示的时间点有两个:X:20,X:50。那是时间管理软件在提醒大家,该去参加下一个会议了。因此,每小时的节点是硅谷人员流动最大的时刻。

手机提示音和流水线上下班的铃声异曲同工。

加速人生

时间管理软件所做的,是尽可能将人“机器化”,最大化工作效率。无论你是追求上进主动使用时间管理软件,还是迫于公司的压力被动应付,悲伤的现实是,工作还是做不成

社会学家哈尔特穆特·罗萨(Hartmut Rosa)教授认为,这是因为我们整个现代社会都在加速

首先,因为科技的进步,生产、沟通、运输商品的时间都大大降低,商品流转速度大大加快。其过程中涉及到的每个人,都不得不配合科技的速度,加速工作。

第二,社会变革在加速,社会对新技术的接受越来越快。从被发明到拥有五千万用户,收音机用了三十八年;电视机只用了十三年就积累了五千万用户;互联网只用了短短四年。社会对创新的接受和应用加快,逼得年轻人要持续学习才能保证自己不掉队。

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记录时间工具的演变能侧面反映出生活节奏的变化。

在父母那个年代,他们用的是一个月一张的老挂历。在重要的日子上画个圈,写几个字,作为提醒。通常一个月只需要画几个圈。

再往后,变成了一天一张的日程本/手帐。在一页纸上记录一天的工作内容、项目的进展、做得不错的地方、需要吸取的教训等等。

直到如今时间管理软件成了主流。

不再用老挂历和日程本,原因很简单:产品性能落伍了。在会议多运转快的公司工作的白领,老挂历一页纸上的留白都不写不下他/她一天的行程;而没有即时调整、互动功能的日程本,会增添不必要的沟通成本。

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因此,真不能怪现在的年轻人天天抱怨心累,他们的工作节奏比父母辈快得多。在靠电话联系的年代,甲方不会有机会一天改三遍方案。以前邮寄设计图要花上一周,现在一周时间产品都生产出来了。

科技产品帮忙节省的时间,远远抵不上加速社会带来的工作增量。这是你忙得团团转,工作还是做不完的原因。

整个社会在加速向前进。对于社会中的每个人而言,想要不被抛下,只能过加速的人生。这正应了红桃皇后对爱丽丝说的那句话:“在我们这个地方,你必须不停地奔跑,才能留在原地。”

为了管理时间、提高效率,

你都试过什么方法?

那些年,拖延症让你付出过什么心痛代价?

最长时间的自律你坚持了多久?

与AI夜话第二十二期

讲讲你和时间管理的故事吧

你的故事,

都可能被我讲给大家听

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让我看看谁最皮!

参考文献:

1,Allen, D. (2015). Getting things done: The art of stress-free productivity. Penguin.

2,Levitin, D. J. (2014). The organized mind: Thinking straight in the age of information overload. Penguin.

3,Mumford, L. (2010). Technics and civilization. University of Chicago Press.

4,Rosa, H. (2013). Social acceleration: A new theory of modernity. Columbia University Press.

5,Wajcman, J. (2018). The digital architecture of time management. Science, Technology, & Human Values, 0162243918795041.

6,Claessens, B. J., Van Eerde, W., Rutte, C. G., & Roe, R. A. (2007). A review of the time management literature. Personnel review, 36(2), 255-276.

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